- 250foto's opgeleverdcongres van 2023
- 4dagen congres in beeldter plaatse en online, meerdere zalen tegelijk
Waar het begon
De vraag
Een internationaal wetenschappelijk congres duurt vier dagen en wordt georganiseerd door academici die hun vak beheersen maar geen productiehuis zijn. Sprekers uit tientallen landen, deelnemers ter plaatse en online, een programma dat over meerdere locaties loopt.
Zij hebben iemand nodig die de techniek, het beeld en de verslaggeving overneemt, zodat zij zich met het programma kunnen bezighouden.
De aanpak
Wat we deden
We namen het volledige beeld- en techniekluik op ons: livestream van de sessies, fotografie en verslaggeving over de volle looptijd, en een aftermovie achteraf. De dagprogramma's liepen in de Koninklijke Bibliotheek van België in Brussel. Een team ter plaatse, meerdere dagen, meerdere locaties.
Het lastigste aan zo'n opdracht is de gelijktijdigheid. Een sessie in de ene zaal, een keynote in de andere, een avondprogramma op een derde locatie. En een livestream die niet mag haperen, want er kijken mensen aan de andere kant van de wereld mee. Dat vraagt een planning per dagdeel en mensen die van rol kunnen wisselen.
De aftermovie sluit een reeks online sessies over de wereldregio's af, met het congres in Brussel als laatste halte. Ze opent met een vliegtuiganimatie, en telkens erna volgt een stuk uit een presentatie. Vijf sessies, elk met een eigen muzieknummer, en op het einde de wereldkaart.


Wat we maakten
Vier dagen in beeld
Van de plenaire zaal en de livestream tot de pauzes en het avondprogramma.
Bewijsstuk
De film
Una Ivković maakte deel uit van het organisatieteam. Ze blikt terug op de samenwerking, van het eerste contact tot de oplevering van de foto's en de aftermovie.

Het vervolg in 2026
In het najaar van 2025 vroeg dezelfde opdrachtgever ons opnieuw, voor DDS Antwerp 2026. Dat is het congres van de Digital Dentistry Society, van 15 tot 17 oktober 2026 in Antwerpen.
Voor die editie doen we de video-opnames in beide zalen, de fotografie en de aftermovie, plus de technische coördinatie van de audiovisuele opstelling.

Wat de klant zei
Het was een heel jong en dynamisch team waarmee we hebben gewerkt. Ze waren altijd flexibel en erg probleemoplossend.
Iets vergelijkbaars voor jouw organisatie
Een congres bestaat één keer. Wat op dag één misloopt, is weg, en daarom zit het meeste werk vooraan.

