Communicatie voor medische congressen
Een sterk programma dat te laat bekend raakt
De inhoud van een medisch congres zit meestal goed. Wat mank loopt, is dat het te laat en te smal wordt aangekondigd.
20 minuten, vrijblijvend
Wat congresbegeleiding in de zorg inhoudt
Congresbegeleiding is de volledige communicatie rond een medisch congres of symposium, van de eerste aankondiging tot het verslag achteraf.
Het begint bij een plek waar mensen zich kunnen inschrijven en het programma kunnen bekijken. Daarna komt de aankondiging: naar je eigen netwerk, naar verwijzers en naar de beroepsverenigingen die je publiek bereiken.
Tijdens het congres zelf komt daar de technische laag bij. Livestreaming voor wie er niet raakt, presentatiebeheer voor de sprekers, en beeld van wat er gebeurt.
Achteraf gebeurt het deel dat het vaakst overgeslagen wordt. Een congres levert inhoud op waar je nog een jaar mee vooruit kan: opnames, samenvattingen en beelden. Zonder plan verdwijnt dat in een map.
Wat we rond een medisch congres verzorgen
Het volledige pakket of één los onderdeel. Beide kunnen.
Een eigen pagina of site met het programma, de sprekers, de praktische info en een inschrijfformulier dat werkt.
Uitnodigingen, herinneringen en berichten voor je eigen kanalen en die van de betrokken verenigingen.
Livestreaming voor wie er niet bij kan zijn, met presentatiebeheer en geluid. Wie spreekt, hoeft niet met zijn slides bezig te zijn.
Fotografie en korte video's tijdens het congres zelf, klaar om dezelfde dag nog te delen.
Samenvattingen, opnames en beeld gebundeld tot inhoud die na het congres blijft werken, tot en met de aankondiging van de volgende editie.
Zo verliep het op het IADMFR-congres
Eén congres, voluit uitgewerkt.
Wat congresbegeleiding kost en wanneer je start
De timing telt bij een congres meer dan het budget, dus die eerst. Voor een congres met internationale sprekers begin je best zes tot negen maanden vooraf. Voor een lokaal symposium volstaat drie tot vier maanden.
Kom je later, dan doen we wat kan. Maar dan valt de aankondigingsfase weg, en dat is net het deel dat je zaal vult.
Een prijs tonen we niet op de site, omdat de omvang te sterk verschilt. Het aantal dagen, de duur, en of er gestreamd en gefilmd wordt bepalen ze samen. Je krijgt een voorstel na één gesprek over je programma.
Waarvoor je ons niet moet bellen
- je zoekt een eventbureau dat ook catering, zaal en logistiek regelt
- het congres is over zes weken en de zaal is nog niet halfvol
- er is geen budget voor beeld, want zonder beeld heeft de nazorg weinig om mee te werken
Wij doen de communicatie, niet de organisatie. Dat onderscheid maken we liever vooraf duidelijk.
Vragen over communicatie rond een medisch congres
Hoe vroeg moeten we starten?
Regelen jullie ook de zaal en de catering?
Kunnen jullie een congres livestreamen?
Wat gebeurt er met de inhoud na het congres?
Kunnen we sponsors of firma's in beeld brengen?
Vul je zaal en hou de inhoud daarna nog een jaar
In twintig minuten weten we wanneer je congres valt en wat er nog kan. Je krijgt iemand aan de lijn die zelf op congressen komt.
Je hangt daarna nergens aan vast. Je krijgt een voorstel op maat en beslist zelf of en wanneer je start.
+32 478 71 29 31wout@zorgvoordigitaal.be
Merksplassesteenweg 97 bus 16, 2310 Rijkevorsel
Overdag staat Wout in de kliniek. Spreek gerust iets in, hij belt terug.